Patrząc na publikacje z ostatnich miesięcy można odnieść wrażenie, że elektronizacja zamówień publicznych to tylko elektroniczny JEDZ i opóźniony projekt Platformy e-Zamówienia. Ustawodawca unijny przewidział jednak kompleksową elektronizację i ma ona objąć nie tylko etap postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ale również jego rozliczenie i automatyzację fakturowania. Prawda jest taka, że od kilku lat elektronizacja administracji publicznej powoli staje się faktem, już nikogo nie dziwi urzędowa moc samodzielnie pobranego wydruku KRS, powoli oswajamy się z podpisem elektronicznym, możliwością złożenia w UZP elektronicznego odwołania czy też przystąpienia do postępowania odwoławczego.
Urszula Woronowicz • 14 maja 2018
Dokumenty elektroniczne
Od października zamawiający i wykonawcy będą musieli się zmierzyć z elektronicznymi wersjami takich dokumentów jak:
- elektroniczne zaświadczenie US;
- elektroniczne zaświadczenie ZUS;
- e-KRK;
- elektroniczna gwarancja wadialna;
- elektroniczne pełnomocnictwa, oświadczenia, zobowiązania podmiotów trzecich.
Co do części z nich zapewne nie będzie wielkiego problemu z ich wytworzeniem, a następnie weryfikacją przez zamawiającego. Niektóre z nich, dzięki jednoznacznym zapisom ustawowym nie budzą wątpliwości czy ich wersja elektroniczna posiada moc urzędową równą wersji tradycyjnej papierowej, czy też nie. Co do niektórych wątpliwości pozostaną, a niektóre dokumenty w wersji elektronicznej nadal ciężko uzyskać pomimo istniejących już odpowiednich przepisów prawa (urzędnicy jednego z warszawskich US nie dysponują podpisami elektronicznymi żeby wystawić zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami). Co do bankowej gwarancji wadialnej to część banków oferuje elektroniczny produkt, jednak nie wszystkie.
e-Faktury
Kolejną dużą zmianą dla zamawiających będzie obowiązek przyjmowania ustrukturyzowanych e-faktur od 26 listopada 2018 r. i dostosowania do tego czasu swoich systemów finansowo-księgowych na ich odbiór i przetwarzanie. Gwoli ścisłości ustrukturyzowana e-faktura to nie pdf. Plik pdf jest tylko obrazem faktury i nie umożliwia systemom informatycznym rozpoznawania zawartych w dokumencie danych takich jak nazwa kontrahenta, przedmiot sprzedaży, kwota netto, VAT, brutto, itd. System do fakturowania oraz sam dokument elektroniczny musi gwarantować:
- autentyczność pochodzenia faktury,
- integralność jej treści,
- czytelność faktury
- oraz możliwość automatycznego rozpoznania i weryfikacji jej treści.
Jak dodamy do tego jeszcze RODO to śmiało można stwierdzić że rok 2018 przejdzie do historii w świecie zamówieniowym.
Powyższe zagadnienia omówimy w trakcie naszego szkolenia 17 maja, w Warszawie.
Serdecznie zapraszamy do rejestracji! Mamy jeszcze kilka ostatnich wolnych miejsc.