Rok 2018 miał być rokiem przełomowym dla zamówień publicznych. Miał oznaczać odejście od „papieru” i przejście w cyfrową rzeczywistość. Czasu na przygotowanie się na ten moment było dużo, pomysł bezpłatnej rządowej platformy był dobry, niestety wyszło jak zwykle… Już chyba wszyscy się pogodzili z tym, że powszechnej elektronizacji w prawdziwym tego słowa znaczeniu polskie zamówienia publiczne w tym roku nie doświadczą. Jedynie te podmioty, które już wcześniej korzystały z systemów zakupowych, właśnie je wdrażają, bądź zakupią usługę dostępu do jednej z komercyjnych platform zakupowych, będą mogły naprawdę wprowadzić elektroniczne zamówienia i w pełni realizować obowiązki ustawowe. Reszta zamawiających idąc za wskazówkami UZP będzie „mailować” udając, że czyni zadość wymogom elektronizacji zamówień publicznych.
Urszula Woronowicz • 11 kwietnia 2018
- Wielkie plany
Elektronizacja przede wszystkim miała być powszechna, miała dotyczyć wszystkich postępowań zakupowych, wszystkich wykonawców i zamawiających, całej komunikacji pomiędzy nimi, w ramach całej UE. Milowy krok w nowoczesność. Polska poszła nawet pół kroku dalej, obiecała że udostępni do tego celu jedną, bezpłatną platformę e-Zamówienia. Platforma oprócz podstawowych funkcjonalności związanych z przyjmowaniem w bezpieczny sposób dokumentów, miała być świetnym narzędziem do badania rynku zamówień publicznych w Polsce i do jego nadzorowania.
Niestety projekt został uruchomiony zbyt późno. Umowa z wybranym wykonawcą została zawarta dopiero kilka dni temu, 06.04.2018 r., prace projektowe ruszyły. [https://www.gov.pl/cyfryzacja/ruszaja-prace-nad-platforma-ezamowien-zawarto-umowe-z-wykonawca]
Zgodnie z harmonogramem projektu umowa z wykonawcą powinna być już od jakichś 3-4 miesięcy realizowana, co więcej powinny być już wypracowane założenia systemu wraz z architekturą, a także „standard usług i danych, API przez wykonawcę, wymagań na certyfikację, integracji z innymi systemami (np. e-fakturowanie)” – dane z fiszki projektu -OPIS ZAŁOŻEŃ PROJEKTU INFORMATYCZNEGO, e-Zamówienia – elektroniczne zamówienia publiczne – opublikowanej na stronie www Ministerstwa Cyfryzacji.
- Elektroniczny JEDZ
Opóźnienie w uruchomieniu Platformy e-Zamówienia wymusiło na Urzędzie Zamówień Publicznych opublikowanie instrukcji, w jaki sposób zamawiający mają przyjmować elektroniczny JEDZ. Zaproponowano rozwiązanie „chałupnicze”, nie mające nic wspólnego z prawdziwą elektronizacją. Oparte na poczcie elektronicznej i „hasłowaniu” plików, które bardziej utrudnia komunikację niż ją ułatwia, a przede wszystkim jest obarczone dużym ryzykiem omyłek i rodzi wiele praktycznych problemów.
Jeszcze parę miesięcy temu zastanawiając się jak w oparciu o obowiązujące przepisy oraz zalecenie UZP, aby nie nabywać komercyjnych platform zakupowych zamawiający sobie poradzą, doszłam do wniosku, że ostatnią deską ratunku będzie mail…
- Dzień zero – 18 października
Już teraz zamawiający mają wiele wątpliwości związanych z praktycznym aspektem przesyłania JEDZ mailem np. co ma zrobić zamawiający, który otrzymał JEDZ elektroniczny, ale w ofercie nie było hasła umożliwiającego jego otworzenie i odczytanie. Czy to oznacza, że JEDZ został złożony, czy nie? Czy w takim przypadku zażądać uzupełniania hasła czy całego dokumentu? Można powiedzieć, że to dopiero początek i prawdziwe problemy zaczną się dopiero jesienią.
Spróbujmy sobie wyobrazić co może się wydarzyć z ofertą przesłaną mailem:
– wykonawca może jej nie „zahasłować”, albo zrobi to w odniesieniu do części plików,
– plik może być zbyt duży i któryś z serwerów go zatrzyma,
– przy dużych projektach wykonawcy będą przesyłać dużo „ciężkich” plików, skrzynka zamawiającego może się przepełnić i nie przyjąć części korespondencji,
– platformy zakupowe gwarantują nienaruszalność plików z ofertą przed terminem ich otwarcia, skrzynki pocztowe nie, jak zamawiający udowodni, że nikt nie miał dostępu do ofert przed ich formalnym otwarciem,
– jak prawidłowo przeprowadzić otwarcie ofert itd.
Dopóki problem dotyczy wyłącznie JEDZ, zamawiający z mniejszymi bądź większymi trudnościami dadzą sobie radę. Po 18 października przyjęty przez zamawiających i opisany w SIWZ sposób składania elektronicznych ofert i ich otwierania zadecyduje o losie niejednego postępowania, a błąd będzie oznaczał konieczność unieważnienia postępowania.
*******************************************************************************************************************
Zapraszamy na praktyczne szkolenie „Elektroniczne zamówienia – ePZP”
17 maja 2018 r. Warszawa
W programie szkolenia będzie trochę teorii i podstaw prawnych i bardzo dużo zagadnień praktycznych, łącznie z prezentacją na żywo podpisu elektronicznego i narzędzi do odczytywania podpisów elektroniczny oraz prezentacja w systemie składania, otwarcia i oceny ofert.
Pełen program szkolenia, sylwetki trenerów oraz formularz rejestracji dostępny: https://www.elektronizacjapzp.pl/
