W październiku, z dużym opóźnieniem, Ministerstwo Cyfryzacji wszczęło przetarg na Platformę e-Zamówienia. Co to oznacza dla zamawiających? Czy Platforma rzeczywiście zapewni pełną elektronizację komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą?
Urszula Woronowicz • 13 listopada 2017
W październiku Ministerstwo Cyfryzacji (MC) przy udziale Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) wszczęło niezwykle ważny dla polskiego systemu zamówień publicznych przetarg. Przetarg nieograniczony na „Zaprojektowanie, budowę i wdrożenie Platformy e-Zamówienia wraz z usługą hostingu” nr 11/MC/PN/17.
Postępowanie o wartości niebagatelnej (ponad 16 mln zł) i długo wyczekiwane przez Zamawiających, ponieważ system kupiony w jego wyniku ma nas wprowadzić w nową erę elektronicznych zamówień publicznych, wszczęto zbyt późno. Ja skupię się na tym, co Ministerstwo Cyfryzacji planuje w wyniku tego przetargu kupić i co zamawiający mogą zrobić żeby po 18.10.2017 działać w zgodzie z przepisami, dopuszczającymi wyłącznie elektroniczną formę komunikacji w zamówieniach publicznych.
Część zamawiających, szczególnie tych większych, ma już systemy wspierające procesy zakupowe. W dzisiejszych czasach jest to absolutny „must have” dla przedsiębiorców sektorowych i oni są w podstawowym zakresie przygotowani na krytyczną datę 18.10.2018 r. Jednak znakomita większość zamawiających czeka na rozwiązanie, które MC i UZP ma udostępnić. Co więcej w październiku UZP na swojej stronie www informując o wszczętym przetargu podkreślił również że „Tego typu platformy już dziś oferowane są zamawiającym na rynku. Jednak nieskoordynowane wdrażanie tego typu rozwiązań przez kilkadziesiąt tysięcy podmiotów zamawiających będzie działaniem nieracjonalnym ekonomicznie. Dlatego trwają prace nad stworzeniem centralnej, ogólnodostępnej platformy zakupowej. W związku z tym zakup oferowanych już dziś rozwiązań nie jest warunkiem koniecznym dla przeprowadzenia cyfrowych zamówień.”
Wdrażać samemu czy czekać na Ministerstwo Cyfryzacji?
To, że termin wdrożenia Platformy e- Zamówienia delikatnie mówiąc jest nierealny wszyscy już wiedzą. MC zakładało, że podpisze umowę z wykonawcą wyłonionym w przetargu najpóźniej 15.11.2017 r. Przetarg na Platformę ogłoszono 19.10. Termin składania ofert wyznaczono na dzień 27.11. W dniu 30.10 wpłynęło pierwsze odwołanie, a zatem postępowanie jeszcze trochę potrwa….
Projekty wdrożeniowe IT są niezwykle trudne w realizacji, obarczone wieloma ryzykami, a niedochowanie terminów jest tylko jednym z wielu ryzyk. Myślę, że wszyscy którzy mają choć niewielkie doświadczenie we wdrażaniu jakiegokolwiek systemu IT, zdają sobie sprawę, że tego typu przedsięwzięcia są niezwykle trudne do „dowiezienia” w zaplanowanym terminie. Harmonogramy są zazwyczaj napięte, a dodatkowo w trakcie projektu zawsze pojawiają się niespodzianki, opóźnienia, zmiany kluczowych członków zespołu i koniec końców trzeba je modyfikować.
Zamawiający, biorąc pod uwagę nierealność wdrożenia Platformy e-Zamówienia w terminie oraz stanowisko UZP, o którym wspominałam wyżej i które straszy ekonomiczną racjonalnością, w mojej opinii powinni zabezpieczyć się poprzez zapewnienie sobie dostępu do usługi. Usługi analogicznej do tej, którą w przyszłości chce udostępnić zamawiającym MC. Takie podejście pozwoli zapewnić sobie zgodność z bezwzględnie obowiązującym prawem, uniknąć problematycznego wdrożenia systemu IT oraz nie narazić się na zarzut nieracjonalnego wydatkowania środków publicznych.
Co chce kupić MC i UZP?
Platforma e-Zamówienia będzie wspierać publikację ogłoszeń, planów zamówień, automatyzację sprawozdań z udzielonych zamówień, składanie wniosków/ofert, oraz umożliwiać raportowanie, monitorowanie i nadzorowanie zamówień publicznych.
Z dokumentów przetargowych wynika, że celem tego systemu NIE jest:
- zapewnienie wsparcia procesów zakupowych – czyli coś co jest podstawą dla zamawiających kupujących systemy zakupowe,
- zapewnienie wsparcia elementów procesu udzielania zamówienia publicznego w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa obejmujących informację niejawną w rozumieniu Ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.
Dokumentacja przetargowa jest na dość dużym poziomie ogólności, ale moim zdaniem nie usprawiedliwia to pewnych logicznych braków. Czytając opis przedmiotu zamówienia (OPZ) oraz schematy procesów nasunęło mi się kilka pytań:
– czy oferty/wnioski będą składane w plikach typu pdf? Czy też wykonawcy będą wprowadzać dane do interaktywnych formularzy co później umożliwi automatyczną ich ocenę?
– w jaki sposób będzie chroniona zastrzeżona tajemnica przedsiębiorstwa oraz dane osobowe?
– czy system pozwoli na korekty omyłek w ofertach?
– jak zostanie wyskalowana maksymalna wielkość plików możliwych do załączenia? – szczególnie ważne w projektach inwestycyjnych, ale też w zamówieniach marketingowych, w których zdarza się, że częścią oferty są filmy w rozdzielczości HD;
– czy system będzie obsługiwał wszystkie tryby udzielania zamówień publicznych, w tym procedurę odwróconą?
– czy przewidziano obsługę ogłoszeń dotyczących aneksów do umów w sprawie zamówienia publicznego;
– czy przewidziano pełną elektronizację komunikacji zamawiający – wykonawca?
Co mnie najbardziej zastanawiało w trakcie lektury dokumentacji przetargowej to czy w ramach Platformy e-Zamówienia przewidziano również komunikację z wykonawcami w ramach wyjaśnień i uzupełnień ofert i wniosków. Wydaje się że tak, choć chyba w zbyt wąskim zakresie. W załączniku nr 7 do OPZ znajdziemy rozrysowane procesy. Jest ich dziewięć, zadziwiająco mało. Jedyny tryb w nich uwzględniony to przetarg nieograniczony. W schematach procesów pojawiają się pytania i odpowiedzi do SIWZ, możliwość żądania uzupełnień i wyjaśnień oraz ich obsługa w systemie, ale zagadnienia te nie są opisane w części głównej OPZ. Pozostaje mieć tylko nadzieję, że nie skończy się to tym, że oferty/wnioski będą składane elektronicznie, a wyjaśnienia/uzupełnienia będą musiały być procedowane poza systemem.
Raportowanie i nadzór a wiarygodność danych
Jednym z głównych założeń wdrożenia Platformy jest usystematyzowanie danych dotyczących systemy zamówień publicznych w Polsce, poprzez zgromadzenie ich w jednym formacie, w jednym repozytorium, co pozwoli na ich pełną raportowalność we wszystkich możliwych konfiguracjach oraz nadzór.
Czy te dane będą w pełni wiarygodne? Które dane będą raportowane – te wprowadzone na dzień składania ofert? Czy zamawiający po podjęciu niejednokrotnie wielu działań mających na celu zbadanie i ocenę ofert wprowadzi do systemu dane ostateczne po dokonaniu wyjaśnień/uzupełnień, np. wyjaśni rażąco niską cenę i w jej wyniku odrzuci ofertę? Czy takie zdarzenia będą odzwierciedlane w systemie? Mając na uwadze OPZ oraz schematy procesów Platforma będzie zawierać jedynie wybrane dane dotyczące danego postępowania zakupowego i w mojej opinii nie będą one mogły być podstawą do wyciągania wniosków co do prawidłowości jego przeprowadzenia.
Bardzo istotna jest też odpowiedź na pytanie czy wszyscy zamawiający będą mieli obowiązek korzystania z Platformy e-Zamówienia? Czy ci którzy już mają, albo zdążą wdrożyć przed MC systemy wspierające procesy zakupowe w dużo szerszym zakresie będą musieli z niej korzystać? Doszłoby wtedy do absurdalnej sytuacji konieczności pracy na dwóch systemach, systemie własnym zamawiającego i Platformie. Jeżeli takiego obowiązku nie będzie, to z kolei zakładane cele projektu nie zostaną osiągnięte, ponieważ Platforma nie będzie zbierać danych dotyczących całego systemu zamówień publicznych w Polsce.
Jedno jest pewne, pracując w zamówieniach publicznych jesteśmy w permanentnej zmianie. Choć teraz zmiana to mało powiedziane, czeka nas prawdziwa rewolucja!
Korzystałam ze swojego doświadczenia w pracy z systemem zakupowym oraz z informacji dostępnych na stronach:
https://www.gov.pl/cyfryzacja/e-zamowienia-elektroniczne-zamowienia-publiczne
https://www.gov.pl/cyfryzacja/e-zamowienia-elektroniczne-zamowienia-publiczne-wydarzenia
https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/kolejny-krok-do-e-zamowien-publicznych