Podpis elektroniczny pojawił się w zamówieniach publicznych już w 2004 roku, pierwotnie zastosowanie miał wyłącznie w aukcji elektronicznej. Późniejsze zmiany ustawy spowodowały, że podpis elektroniczny mógł być stosowany szerzej, jednak w praktyce jego wykorzystanie było niewielkie. Szerokie zastosowanie podpisu elektronicznego umożliwiła nowelizacja ustawy PZP z 2016 roku, która przewidziała składanie ofert z jego wykorzystaniem. Nie mniej jednak przepis był niemal martwy, ponieważ podpis elektroniczny jest możliwy do zastosowania wyłącznie w przypadku składania dokumentów w formie elektronicznej. Aby było to możliwe Zamawiający musi udostępnić właściwe środki elektronicznej komunikacji, które zapewnią ochronę przed nieautoryzowanym dostępem do składanych przez dostawcę dokumentów przed terminem otwarcia ofert („zamknięte koperty”). W rezultacie warunek ten można spełnić wyłącznie korzystając z systemu teleinformatycznego obsługującego proces zbierania, przechowywania i otwierania ofert.

Damian Czernik   •   1 maja 2018

 

Podpis elektroniczny w zamówienia publicznych zaczął być intensywniej wykorzystywany od 18.04.2017 roku, gdy Centrali Zamawiający zostali zobowiązani do stosowania elektronicznej komunikacji przy udzielaniu zamówień publicznych. Kolejna przełomowa data to 18.04.2018 r., od tego momentu wszyscy zamawiający zobowiązani są do przyjmowania dokumentu JEDZ w wersji elektronicznej (dot. zamówień powyżej progów unijnych). Przed nami ostatni …. a właściwie przedostatni etap wdrożenia pełnej elektronizacji [pełna elektronizacja postępowań „krajowych’, zgodnie z informacją UZP, została odroczona do końca 2019 r.] w „unijnych” zamówieniach publicznych - 18.10.2018 r., gdy wszystkie oferty oraz pełna komunikacja zamawiający – wykonawca w postępowaniach publicznych ma się odbywać z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznych i przy użyciu podpisu elektronicznego.

Co niosą ze sobą zmiany dla Zamawiających?

Nadchodzące zmiany powodują, że Zamawiający muszą odpowiednio przygotować się do elektronicznej komunikacji, w tym do weryfikacji dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Weryfikacja dokumentów może odbywać się na kilka sposobów. Jednym z nich jest posiadanie stosownego oprogramowania, które pozwoli na prawidłową weryfikację dokumentów. Innym sposobem jest skorzystanie z rozwiązań dostępnych on-line służących do weryfikacji podpisywanych podpisem elektronicznym dokumentów.

Warto podkreślić, że występują dwa formaty podpisów: wewnętrzny lub zewnętrzny. Typ wewnętrzny może zostać wykorzystany wyłącznie do podpisania dokumentów w formacie PDF, natomiast zewnętrzny do pozostałych typów plików. Ważne jest to, że w przypadku podpisu zewnętrznego na komplet dokumentu elektronicznego składają się dwa pliki: plik podpisany (źródłowy) oraz plik podpisu (najczęściej format XAdES).

Co niosą ze sobą zmiany dla Wykonawców?

Wykonawcy, z kolei aby skutecznie składać oferty  w postępowaniach o zamówienie publiczne muszą posiadać podpis elektroniczny (kwalifikowany). Warto wiedzieć, że podpis elektroniczny musi posiadać osoba upoważniona do reprezentacji danego podmiotu, stąd posiadanie podpisu przez np. główną księgową nie załatwia sprawy, chyba że posiada ona/on odpowiednie pełnomocnictwo do składania ofert. Podpis elektroniczny wydawany jest przez dostawców usług zaufania. Pełna lista dostawców dostępna jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji pod adresem: https://www.nccert.pl/. Procedura wyrobienia podpisu może zająć od kilku do kilkunastu dni. Zapewne termin ten wydłuży się wraz z zbliżająca się datą elektronizacji, stąd nie warto czekać do ostatniej chwili. W przypadku postępowań prowadzonych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej należy pamiętać, że oferty pod rygorem nieważności muszą być sporządzane w wersji elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czego dowiesz się podczas szkolenia?

17 maja w Warszawie zapraszamy na szkolenie "Elektroniczne zamówienia - ePZP" podczas, którego nasi eksperci opowiedzą i zaprezentują na żywo m.in.:

  • Jak przebiega proces podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym?
  • Jak przebiega proces weryfikacji dokumentów podpisanych elektronicznie?
  • Jakie dokumenty powinny być podpisywane podpisem elektronicznym?
  • Jakie darmowe aplikacje możesz wykorzystać do weryfikacji dokumentów podpisanych elektronicznie?
  • Czym jest znacznik czasu i jaką odgrywa rolę?
  • Jakie błędy mogą pojawić się przy składaniu ofert i weryfikacji dokumentów?
  • Jak przechowywać dokumenty otrzymane w wersji elektronicznej?

 

Pełny program szkolenia oraz sylwetki trenerów znajdą Państwo na stronie: https://www.elektronizacjapzp.pl/

Zarejestruj się!